Le projet d’établissement (ou de service) est souvent perçu comme un chantier de grande ampleur.
On ressort l’ancien document, on met à jour quelques paragraphes… puis on repousse la suite à plus tard.
Pourtant, depuis le décret du 29 février 2024, le contenu est davantage encadré et doit répondre à des exigences réglementaires précises, tout en intégrant les attendus du référentiel d’évaluation de la HAS.
La bonne nouvelle ? Avec une méthode claire et un peu d’organisation, ce travail devient beaucoup plus simple.
Voici les 9 étapes que j’utilise pour accompagner les ESSMS dans la construction de leur projet d’établissement.
Constituer un COPIL Projet d’établissement
Avant d’ouvrir Word, constituez une petite équipe chargée de piloter la démarche : direction, référent qualité, encadrement, professionnels…
Pensez également à associer des personnes accompagnées et des familles : leur regard est essentiel pour construire un projet qui ne reflète pas uniquement le point de vue des professionnels.
Son rôle : organiser la démarche, suivre l’avancement et valider les productions des groupes de travail.
Mon conseil : dès la première réunion, définissez qui fait quoi, les grandes étapes et les échéances. Vous aurez votre feuille de route pour la suite.
Ne partez jamais d'une page blanche
L’objectif ? Ne pas repartir de zéro et identifier rapidement ce qui peut être conservé, actualisé ou doit être construit.
Mon conseil : créez dès le départ un dossier partagé “Projet d’établissement” et centralisez-y tous vos documents. Vous gagnerez un temps précieux au moment de la rédaction.
Identifiez les incontournables de votre projet
Le projet d’établissement doit intégrer de nombreux éléments issus à la fois du décret du 29 février 2024 et des attendus du référentiel d’évaluation de la HAS : bientraitance, autonomie, qualité et gestion des risques, RH, QVCT, stratégie numérique, approche inclusive, partenariats…
Pour vous aider à faire le point, j’ai préparé une check-list du projet d’établissement, qui reprend les principaux éléments à retrouver dans votre document.
Organisez vos groupes de travail
Le projet d’établissement doit être construit de manière participative : professionnels, personnes accompagnées, familles et autres parties prenantes doivent pouvoir contribuer à la réflexion.
Organisez des groupes de travail autour des grandes thématiques de votre projet : accompagnement, droits, santé, vie sociale, qualité, ressources humaines, partenariats…
🎯 L’objectif : partir des pratiques et des réalités du terrain pour construire un projet qui ressemble vraiment à votre structure.
💡 Mon conseil : préparez chaque atelier avec quelques questions ciblées et une trame de restitution. Et, si possible, animez-les en binôme : une personne anime et relance les échanges, pendant que l’autre prend des notes. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les participants tout en conservant une matière exploitable pour la rédaction.
Exploitez les productions au fur et à mesure
N’attendez pas la fin de tous les groupes de travail pour commencer à exploiter leur contenu. Après chaque atelier, reprenez les échanges, faites ressortir les idées clés et intégrez-les dans votre trame.
Cela permet aussi d’identifier rapidement les informations manquantes ou les points qui nécessitent un arbitrage du COPIL.
💡 Mon conseil : prévoyez un petit temps de rédaction juste après chaque atelier, tant que les échanges sont encore frais. Quelques semaines plus tard, vos notes vous paraîtront forcément beaucoup moins évidentes !
Passez à la rédaction… et donnez envie de lire !
Vos groupes de travail ont produit la matière : il est temps de la transformer en un document clair, synthétique et surtout agréable à consulter.
Oubliez le projet d’établissement de 100 pages en Arial 12, composé uniquement de blocs de texte que personne n’aura envie d’ouvrir. Utilisez des tableaux, schémas, photos, chiffres clés, encadrés et pictogrammes. Des outils comme Canva permettent aujourd’hui de créer facilement une mise en page beaucoup plus attractive.
🎯 L’objectif : que votre projet donne envie d’être lu, notamment par les personnes accompagnées, les familles et les professionnels qui ont participé aux groupes de travail et qui doivent pouvoir retrouver leur contribution dans le document final.
💡 Mon conseil : pensez votre projet comme un support de communication, pas uniquement comme un document réglementaire. Il doit être beau, lisible et permettre de comprendre rapidement qui vous êtes, ce que vous faites et où vous souhaitez aller.
Créez une synthèse qui donne envie de découvrir le projet
Même avec une belle mise en page, tout le monde ne lira pas votre projet d’établissement dans son intégralité. Prévoyez donc une version synthétique, qui reprend l’essentiel : vos valeurs, vos spécificités, vos grandes orientations et les projets pour les années à venir.
Cette synthèse peut prendre la forme d’un petit journal, d’un livret ou de quelques pages très visuelles, à diffuser largement auprès des personnes accompagnées, des familles, des professionnels et des partenaires.
L’objectif : rendre votre projet accessible et réellement partagé, au-delà du document réglementaire.
Mon conseil : ne faites pas simplement un « résumé » de 15 pages. Pensez-la comme un véritable support de communication : peu de texte, des photos, des chiffres clés, des illustrations et surtout les grandes orientations à retenir.
Faites valider… puis diffusez !
Votre projet est finalisé ? Il reste une étape indispensable : sa validation et sa diffusion.
Le projet doit être présenté au CVS, puis transmis aux autorités compétentes. Il doit également être mis à disposition dans l’établissement dans un format adapté permettant à chacun d’en prendre connaissance.
L’objectif : ne pas laisser tout ce travail dormir dans un dossier partagé ! Professionnels, personnes accompagnées, familles et partenaires doivent savoir qu’il existe et pouvoir y accéder.
Mon conseil : profitez de sa sortie pour communiquer : présentation en réunion d’équipe et au CVS, affichage, envoi de la synthèse, mise à disposition sur votre site… faites-en un véritable temps fort pour l’établissement.
Faites vivre votre projet dans le temps
Votre projet est validé, mais il ne doit pas rester figé pendant cinq ans.
Les axes et orientations décidés doivent être retranscrits dans le PAQ de l’établissement, afin de pouvoir suivre concrètement leur mise en œuvre et leur avancement.
L’objectif : garder un projet d’établissement connecté à la réalité et aux priorités de la structure.
Mon conseil : prévoyez une révision annuelle du projet d’établissement. Pas question de tout réécrire ! Reprenez-le avec votre COPIL pour vérifier que les orientations stratégiques sont toujours pertinentes, faire le point sur leur avancement et ajuster ce qui doit l’être.
Et si vous voulez gagner du temps ?
Construire un projet d’établissement demande du temps, de la méthode… et surtout de bons outils.
Pour vous aider à avancer plus facilement, je propose plusieurs solutions selon votre besoin :
Le kit Projet d’établissement clé en main, comprenant :
- Une trame conforme aux exigences réglementaires et aux attendus de la HAS ;
- Des fiches d’animation pour conduire vos groupes de travail et personnaliser facilement le contenu ;
- Une synthèse au format « journal », pensée pour donner envie aux personnes accompagnées, aux professionnels, aux familles et aux partenaires de découvrir votre projet.
Le kit personnalisé : je reprends votre charte graphique et j’intègre les éléments déjà existants dans votre structure pour vous faire gagner encore plus de temps.
L’accompagnement sur mesure : si vous souhaitez être épaulé dans la démarche, je vous accompagne des premiers groupes de travail jusqu’à la rédaction finale.
Vous avez un projet d’établissement à construire ou à renouveler ?