Avant une évaluation HAS, la même question revient toujours dans les équipes :
“On commence par quoi ?”
Relire toutes les procédures ? Fouiller dans les classeurs ? Organiser des réunions en urgence ?
Spoiler : ça ne sert qu’à augmenter le stress !
La réalité, c’est que les établissements les plus sereins ne font pas tout à la dernière minute. Ils ont mis en place, en amont, quelques outils béton : simples, connus de tous et régulièrement mis à jour.
Voici mon top 5 des indispensables à avoir pour aborder une évaluation HAS sans panique.
1. Le projet d’établissement
C’est la colonne vertébrale de votre organisation : il fixe le cap, les valeurs, les orientations stratégiques et opérationnelles.
Dedans, on doit retrouver : vos principes d’accompagnement, vos objectifs stratégiques (qualité de vie, partenariats, formation…), vos moyens humains et matériels… bref, votre ADN noir sur blanc.
Lien avec le référentiel HAS :
Chaque fois que la HAS demande : “La gouvernance a-t-elle défini sa stratégie en matière de…?” (par ex. prévention de la maltraitance, respect des droits, préservation de l’autonomie), le projet d’établissement est LA preuve à sortir. C’est votre carte d’identité stratégique.
Astuce QualiPratik :
Un projet d’établissement trop ancien ou inconnu des équipes ? Ca perd tout son sens. Actualisez-le, diffusez-le, et le jour J vous aurez un vrai atout en main.
2. Les projets d'accompagnement personnalisés
Chaque personne accompagnée doit bénéficier d’un projet individualisé, construit avec elle et, si nécessaire, avec ses proches.
Concrètement, un PAP doit contenir : une évaluation des besoins, des objectifs clairs, des actions prévues, des responsables, des dates de suivi… et surtout la preuve que la personne a participé.
Lien avec le référentiel HAS :
Le référentiel insiste : respect des droits, participation active des personnes et personnalisation de l’accompagnement. Il précise également que les risques auxquels sont confrontées les personnes accompagnées doivent faire l’objet d’actions co-construites entre la personne et les professionnels.
Le PAP devient ainsi un élément de preuve majeur, car il montre comment les choix, les objectifs et les mesures de prévention sont pensés avec la personne.
Astuce QualiPratik :
Un PAP n’est pas un document figé. C’est un outil vivant. Pensez à le mettre à jour régulièrement et à associer vraiment la personne dans les choix. Sinon… ça reste du papieLa HAS insiste :
3. Le plan de prévention de la maltraitance
Avant de parler “plan de prévention”, commençons par la base. Pour prévenir la maltraitance, il faut déjà savoir où se trouvent les risques.
C’est le rôle de la cartographie des risques : repérer, avec les professionnels, les situations qui peuvent exposer les personnes accompagnées à de la maltraitance ou de la violence.
Mais une cartographie seule ne suffit pas. Le vrai enjeu, c’est de transformer ce repérage en un plan d’actions concret : c’est ça, le plan de prévention de la maltraitance.
Il doit contenir :
-
Les risques identifiés (issus de la cartographie, des signalements, des retours d’expérience)
-
Les actions de prévention mises en place (formations, sensibilisations, procédures, communication interne…)
-
Les responsables désignés et les échéances
-
Des indicateurs ou modalités de suivi pour vérifier que ça fonctionne
Lien avec le référentiel HAS
Le critère 3.11.1 est clair : les ESSMS doivent identifier les situations à risque avec les professionnels, et mettre en place des mesures de prévention adaptées. La cartographie + le plan = la preuve attendue.
Astuce QualiPratik :
Ne partez pas de zéro : la HAS propose un tableau de repérage des risques, et la dernière RBPP « Bientraitance et gestion des signaux de maltraitance en établissement » est une vraie boîte à outils pour structurer votre plan. Et surtout : impliquez les équipes dès le départ → un plan co-construit, c’est un plan qui vit !
4. Le plan de gestion de crise et de continuité de l’activité
Covid, incendie, grève, panne informatique… la crise ne prévient jamais.
Le plan de gestion de crise, c’est votre bouclier : il garantit que l’accompagnement continue, même en cas de coup dur. On l’appelle souvent « Plan bleu » en ESSMS, et il doit définir :
- Des objectifs accessibles
- Une répartition des responsabilités dans l’équipe
- Des outils concrets pour accompagner (ex. : procédures, affiches, trames d’entretien, checklists…)
Lien avec le référentiel HAS
Le référentiel attend que l’ESSMS démontre sa capacité à assurer la continuité de l’accompagnement et à protéger les personnes en toutes circonstances. Le plan de crise est la preuve documentaire essentielle sur ce volet.
Astuce QualiPratik :
Un plan qui dort dans un tiroir ne sert à rien. Faites des exercices (incendie, coupure réseau…), gardez une trace, et prouvez que vos équipes savent réagir.
5. Le plan d’action qualité
Sans plan d’action qualité, difficile de prouver que l’amélioration continue vit vraiment dans l’établissement. C’est la to-do list géante de la qualité.
Il montre que les écarts sont suivis, que les actions avancent et que l’amélioration continue est bien vivante.
Il doit contenir :
La liste des actions identifiées (issues des évaluations, retours d’expérience, EIGS, audits internes…)
L’objectif de chaque action et le critère de référence associé
Le responsable désigné pour chaque action
L’échéancier de mise en œuvre (début, fin, suivi)
L’état d’avancement (planifié, en cours, réalisé, reporté)
Les indicateurs de suivi et d’efficacité pour vérifier l’impact réel des actions
Lien avec le référentiel HASLe plan d’action est l’un des éléments de preuve les plus utilisés par les évaluateurs. Il montre comment l’établissement applique la logique d’amélioration continue exigée par le référentiel, en corrigeant les écarts et en suivant la mise en œuvre de ses actions.
Astuce QualiPratik
Optez pour un format simple et visuel (tableau Excel avec code couleur, outil collaboratif en ligne). En un coup d’œil, l’évaluateur voit où vous en êtes, et vos équipes aussi.
En résumé :
Préparer une évaluation HAS ne doit pas être une source de stress permanent.
Avec les bons outils — projet d’établissement, projets d’accompagnement personnalisés, cartographie des risques, plan d’action qualité et plan de gestion de crise — vous montrez que votre organisation est structurée, que vos équipes sont impliquées et que l’amélioration continue est bien vivante dans votre établissement.
Mais ces outils ne prennent tout leur sens que s’ils sont :
à jour, partagés avec les équipes, et utilisés au quotidien.
Découvrez mes offres
C’est exactement là que QualiPratik peut vous aider. Je propose des kits de procédures prêts à l’emploi, des supports de sensibilisation, des évaluations à blanc et des formations express pour que vous arriviez le jour J sereins, organisés et confiants.